Privacyreglement van de Vereniging Singing Devotion
Vastgesteld tijdens de Algemene ledenvergadering van 28 maart 2019
In dit reglement is vastgelegd hoe het bestuur van de Vereniging Singing Devotion omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Dit Reglement is overeenkomstig de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG).
Artikel 1. Begrippen
a. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een natuurlijke persoon;
b. verwerking van persoonsgegevens: Eke handeling of elk geheel van handelingen met
betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken
door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling,
samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
c. bijzonder persoonsgegeven: een persoonsgegeven dat betreft godsdienst- of
levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid of het burgerservicenummer;
d. lid: een lid, buitengewoon lid of erelid op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
Artikel 2. Reikwijdte en doelstelling
1. Dit reglement stelt regels over de verwerking van persoonsgegevens van een lid van de
Vereniging en is van toepassing op persoonsgegevens van het lid die door de Vereniging
worden verwerkt.
2. Dit reglement heeft tot doel:
a. de persoonlijke levenssfeer van het lid te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld
gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
c. de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d. de rechten van het lid te waarborgen.
Artikel 3. Persoonsgegevens
1. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
a. naam en geboortedatum;
b. adres, e-mailadres, telefoonnummer en/of mobiele telefoonnummer;
c. bankrekeningnummer, betaalgegevens en betaalhistorie van betalingen;
d. stemsoort en portretfoto.
2. De gegevens onder a tot en met c zijn voor het lidmaatschap van de vereniging
essentiële persoonsgegevens.
3. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt.
Artikel 4. Het verwerken, het beheer en het opslaan van persoonsgegevens
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het verwerken, het beheer en het opslaan van
persoonsgegevens.
2. Het bestuur kan een bestuurslid of een lid aanwijzen die is belast met het beheer van de
ledenadministratie van de Vereniging.
3. De penningmeester is belast met het beheer van betaalgegevens en betaalhistorie van
betalingen van de leden.
4. Gegevens worden verwerkt en opgeslagen in de ledenadministratie, respectievelijk de
financiële administratie van de Vereniging.
5. Verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor het goed kunnen besturen van de
Vereniging ten behoeve van de volgende doelen:
a. betalen van contributie;
b. uitnodigen voor de algemene ledenvergadering en informeren over activiteiten zoals
repetities, concerten, studiedagen of andere gebeurtenissen die samenhangen met de
activiteiten van de Vereniging;
c. overig schriftelijk of telefonisch contact met leden;
d. onderlinge schriftelijke of telefonische communicatie tussen leden.
6. Uitsluitend indien een lid inlogt in het besloten deel van de website van de Vereniging
wordt dit geregistreerd en wordt door de website een cookie geplaatst.
Artikel 5. Het verstrekken van persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens van leden worden niet verstrekt aan derden, tenzij om te voldoen aan
een wettelijke verplichting.
2. De persoonsgegevens genoemd in artikel 1, derde lid, onder a, b en d, zijn voor leden
toegankelijk op het besloten deel van de website van de Vereniging en kunnen door het
lid zelf gewijzigd worden.
3. Tenzij hiervoor nadrukkelijke toestemming is verleend, is het de leden niet toegestaan de
in het tweede lid genoemde persoonsgegevens met niet-leden te delen.
Artikel 6. Het bewaren van persoonsgegevens
1. Persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
2. Persoonsgegevens worden twee kalenderjaren nadat het lidmaatschap is opgezegd
verwijderd uit de ledenadministratie, tenzij
a. op grond van een wettelijke verplichting een langere termijn is voorgeschreven;
b. het lid toestemming heeft gegeven om diens e-mailadres en telefoonnummer voor
toekomstige activiteiten langer te bewaren.
Artikel 7. Rechten van een lid
1. Een lid geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken en opslaan van
de persoonsgegevens door dit bij de inschrijving als lid aan te geven, of, indien
inschrijving al heeft plaatsgevonden, door instemming met dit reglement.
2. Een lid kan aan het bestuur vragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe
deze worden opgeslagen.
3. Een lid is gerechtigd inzage te krijgen in de eigen persoonsgegevens in de
ledenadministratie en de financiële administratie van de Vereniging en kan verzoeken
deze gegevens te corrigeren of te verwijderen.
4. Uiterlijk binnen vier weken na een verzoek wordt inzage verstrekt in de opgenomen
persoonsgegevens. Een verzoek tot correctie wordt binnen tien werkdagen verwerkt.
5. Een lid kan toestemming voor het verwerken van gegevens intrekken.
6. Indien een lid de toestemming voor het verwerken en opslaan van de voor het
lidmaatschap van de vereniging essentiële persoonsgegevens intrekt, is het bestuur
gerechtigd het lidmaatschap van het betreffende lid te beëindigen.
Artikel 8. Beeldmateriaal
1. Een lid geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor gebruik van beeldmateriaal
waarop het lid zichtbaar in beeld is door dit bij de inschrijving als lid aan te geven, of,
indien inschrijving al heeft plaatsgevonden, door instemming met dit reglement.
2. Tijdens concerten en andere activiteiten van de vereniging kan beeldmateriaal, zoals
foto’s en video-opnamen, worden gemaakt van de leden.
3. Beeldmateriaal wordt gebruikt op de website van de Vereniging en op het besloten deel
van de website van de Vereniging.
4. Indien beeldmateriaal wordt gebruikt voor promotionele doeleinden en op sociale media
wordt uitsluitend beeldmateriaal gebruikt dat tijdens concerten is vervaardigd.
5. Indien een lid niet zichtbaar wil zijn op het beeldmateriaal dient hij dit voorafgaand aan
te geven.
6. Een lid kan achteraf kenbaar maken dat hij of zij niet zichtbaar in beeld wil zijn.
Op het beeldmateriaal zal het lid dan zo mogelijk onherkenbaar worden gemaakt.
Artikel 9. Slotbepalingen
1. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit
reglement beslist het bestuur.
2. Dit reglement is van overeenkomstige toepassing op persoonsgegevens van rechtstreeks
bij de activiteiten van de Vereniging betrokken derden, zoals de dirigent, de pianist of
musici die ondersteuning leveren tijdens concerten.
3. Dit privacyreglement is gepubliceerd op de website en staat ter beschikking aan alle
leden van de Vereniging.
